Kostenlose Open Source Verwaltungsprogramme für NGOs

Jeder, der schon einmal einen Verein oder eine Organisation gegründet oder geleitet hat, weiß, wie viel Arbeit die organisatorische Verwaltung bedeuten kann. Umso wichtiger ist es, dann man gute digitale Lösungen findet, die einem bei dieser Verwaltung unter die Arme greifen. In unserer Blogreihe stellen wir euch kostenlose Verwaltungsprogramme vor, die ihr als Organisation einsetzen könnt. In diesem Artikel geht es um drei kostenlose Open Source Tools.

Nuudel – Abstimmungstool

Nehmen wir an, ihr habt für eure Organisation gerade Profile in den Sozialen Netzwerken angelegt und wollt euch nun abstimmen, mit welchen Inhalten ihr sie befüllt – ihr braucht also einen Termin, um euch zu besprechen. Es folgt das klassische Dilemma – Karol schlägt Mittwochnachmittag vor, da hat Anna aber keine Zeit. Anna schlägt Mittwochabend vor, da haben Karol und Eylem aber keine Zeit. Peter schlägt Sonntagabend vor, das passt Eylem und Anna wieder nicht. Besonders wenn die Gruppe größer wird, kann die Suche nach einem für alle passenden Termin einiges an Zeit kosten. Damit nicht jeder seinen Terminkalender in einem Konferenzgespräch erst analog checken muss und alle 3 Minuten ein neuer Termin vorgeschlagen wird, bietet nuudel eine intelligente Terminfindungslösung an. Nuudel ist die Open Source Alternative zum allseits bekannten Doodle und schon an der Wahl des Namens lässt sich erahnen, dass es sich dabei um einen Klon des bekannten Abstimmungstools handelt. Wie beim Original können auch bei nuudel beliebig viele Umfragen zu den unterschiedlichsten Themen erstellt werden. Für eine gemeinsame Terminsuche zum Beispiel kann eine Auswahl an Terminen vorgegeben oder auch die Option eingestellt werden, neue Termine vorzuschlagen. Sobald alle TeilnehmerInnen an einer Umfrage teilgenommen haben, wertet das Programm in einer Ergebnisgrafik aus, welcher Termin für alle TeilnehmerInnen am besten passt.

Nuudel wird vom Verein Digital Courage e. V. betrieben und kostenlos angeboten. Das Besondere an Nuudle ist, dass das Tool auf einem Server des Vereins läuft und keinerlei User-Tracking betrieben wird, das Tool also anonym genutzt werden kann. Gespeichert wird nur das, was in den Umfragen eingetragen wird, die IP-Adressen der Teilnehmer hingegen werden nicht erfasst. Die Ergebnisse kann man sich an eine E-Mail-Adresse schicken lassen, oder, wenn dies nicht erwünscht ist, einfach über die Administrationsseite der Umfrage abrufen.

Etherpad – webbasierter Texteditor

Etherpad stellt eine Open Source Alternative zu Programmen wie Microsoft Word oder Google Documents dar. Es handelt sich dabei um einen webbasierten Texteditor – das Tool muss also nicht installiert werden, die Nutzer arbeiten damit einfach im Internetbrowser. Die verfassten Dokumente werden automatisch in der Cloud gespeichert, können aber auch lokal auf dem Rechner des Nutzers abgelegt werden. Die webbasierte Nutzung ermöglicht euch, dass ihr mit mehreren Nutzern gemeinsam und synchron an einem Dokument arbeiten könnt. Das zeitgleiche Arbeiten an einem Dokument sorgt für einen effizienteren Arbeitsfluss, bei dem jeder immer auf dem neusten Stand ist. Egal ob ihr Artikel schreibt, Pressemitteilungen formuliert oder gemeinsam To-Do-Listen erstellt, jeder kann daran mitarbeiten. Bei Etherpad könnt ihr jeder Person, die am Dokument mitarbeitet, eine Farbe zuweisen, um einen Überblick zu behalten, wer welche Punkte ergänzt hat. Zudem befindet sich ein Chat-Fenster am rechten Rand, in dem ihr euch parallel über die Inhalte austauschen könnt. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert und sind nur Personen zugänglich, die den Link zu eurem Dokument haben – eine Registrierung ist nicht erforderlich. Die Sorge, dass durch das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument Daten aus Versehen gelöscht werden könnten und dann verloren sind, ist unbegründet, denn Etherpad bietet eine Funktion an, mit der man auf einer Zeitleiste zu einer früheren Version des Dokuments zurückgehen und die alten Inhalte wiederherstellen kann.

Auch bei Etherpad handelt es sich um eine Open Source Alternative zu den herkömmlichen proprietären Angeboten der großen Unternehmen wie Google oder Microsoft. Obwohl Etherpad im Jahr 2009 von Google gekauft wurde, steht es seither unter der Open Source Lizenz – der Code kann also eingesehen und an eigene Bedürfnisse angepasst und es können bei Bedarf fehlende Funktionen hinzuprogrammiert werden. Open Source bedeutet aber auch, und das ist für alle Non-Profit Organisationen vermutlich ein nicht unwichtiger Hinweis, dass es sich dabei um eine kostenlose Lösung handelt. Etherpad lässt sich bei entsprechender Kenntnis auf einem eigenen Server installieren. Wem das zu kompliziert erscheint, steht mit Etherpad Lite eine einfachere Version der Anwendung zur Verfügung, die auf vielen öffentlich zugänglichen Servern verfügbar ist. Hier liegt es nun an euch zu überprüfen, welcher Organisation ihr eure Daten anvertraut. Wir haben das Ganze auf dem Server des Deutsches Bundesjugendrings (DBJR) ausprobiert. Beim Erstellen eines Dokuments (hier Pad genannt) könnt ihr aussuchen, wie lange dieses Pad online verfügbar sein soll. Ihr könnt zwischen 1 Tag, 30 Tagen und 1 Jahr auswählen und festlegen, wie das neue Pad heißen soll. Sobald diese beiden Felder ausgefüllt sind, kann auch schon problemlos die Arbeit begonnen werden.

Wekan – Kanban Board für die Projektorganisation

Da viele Non Profit Organisationen keinen eigenen Server betreiben wollen und sich auch digital nicht so gut auskennen, wie ein Marc Zuckerberg es vielleicht tut, wollen wir euch nun noch die Plattform Fairkom vorstellen, auf der Open Source Apps für euch gehostet werden. Fairkom ist ein Kompetenzverbund für Open Source Lösungen, der in Österreich angesiedelt ist. Die Gesellschaft hat sich die Themen Umweltschutz mit energieeffizienten und Co2 neutralen Servern, Datenschutz mit der Absage an das Verkaufen von Daten an Dritte und Open Source Lösungen als Gemeinwohllösung als Vision gesteckt. Über FairkomApps ist es euch dann zum Beispiel möglich, auf die Open Source App Wekan () zuzugreifen. Wekan ist eine Open Source Alternative zu dem für viele inzwischen bekannten Trello. Dabei handelt es sich um ein Kanban Board, das genutzt werden kann, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Dabei kann man ein Projekt mit Hilfe von in Spalten strukturierten Etappen anlegen, denen man Aufgaben zuordnet, die mit Notizen versehen werden können – zum Beispiel, wer für die konkrete Aufgabe die Verantwortung trägt. Diese Form der Organisation von Arbeitsprojekten kommt ursprünglich aus Japan und wird inzwischen in vielen Firmen und Organisationen zum Planen von Projekten verwendet.

Neben Wekan gibt es noch weitere Anwendungen wie zum Beispiel Hacker Slides zum Erstellen einer Präsentation oder Brainstorm für das Festhalten von Gedanken und Notizen. Fairkom bietet eine kostenlose Gratisversion an, bei der ihr einige Apps, wie zB Wekan verwenden könnt. https://www.fairkom.eu

Fazit

In diesem Artikel haben wir euch nun drei Open Source Lösungen vorgestellt, die einen niedrigschwelligen Einstieg in die Open Source Welt darstellen. Neben den vorgestellten, gibt es natürlich noch viele weitere Open Source Programme. Die von uns vorgestellte Auswahl hat den Vorteil, dass keine Programmierkenntnisse oder eigenen Server benötigt werden und sind deshalb auch für den Laien eine gute Alternative für denjenigen, der von proprietären zu Open Source Lösungen wechseln möchte.

Sina Hansen

Online Redakteurin