Zuwendungsbestätigungen mit gettup automatisch erzeugen

Was ist das überhaupt, eine Zuwendungsbestätigung?

Die Zuwendungsbestätigung, umgangssprachlich auch Spendenquittung genannt, dient dem Spender als Nachweis der erbrachten Zuwendung, also einer Geld- oder Sachspende. Sie ist erforderlich, wenn ein Spender seine Zuwendung bei seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen möchte. Bis zum Jahr 2020 waren Zuwendungen in einer Höhe von bis zu 200 Euro von der Vorlage einer Zuwendungsbestätigung befreit, seit 2021 liegt die Grenze bei 300 Euro. Für Spenden, die unterhalb dieser Grenzbeträge liegen, reicht in der Regel bei Nachfrage vom Finanzamt ein einfacher Nachweis der Zahlung, zum Beispiel ein Kontoauszug. Liegt der Spendenbetrag darüber, muss eine Zuwendungsbestätigung eingereicht werden.

Des einen Freud, des anderen Müh'

Für gemeinnützige Organisationen, die sich überwiegend oder ausschließlich über Spenden finanzieren, kann das Ausstellen vieler Spendenquittungen einen nicht unerheblichen Arbeitsaufwand bedeuten. Aber auch für kleinere Organisationen oder Vereine, die nur sporadisch Spendeneinnahmen verzeichnen, ist es manchmal eine Mühe, die betreffenden Zahlungseingänge am Jahresende herauszufischen, sie mit den Zuwendern in Verbindung zu bringen und ein korrekt ausgestelltes Dokument zu erzeugen. Zugegeben, es ist keine Raketentechnik, aber die Tatsache, dass diese Aufgabe so selten ausgeführt wird, sorgt dafür, dass man sich erst wieder hineinfuchsen muss. Hinzu kommt die Frage, ob die Formularvorlage aus dem letzten Jahr immer noch ihre Gültigkeit hat, oder ob sich die Finanzverwaltung ein neues Format hat einfallen lassen.

gettup erstellt Zuwendungsbestätigungen automatisch

Jedes Jahr im Februar erhalten gettup Nutzer eine erfreuliche Nachricht. Darin steht, dass die Zuwendungsbestätigungen für Spenden des letzten Jahres zum Download bereitstehen. Einfach so. Nun gut, so einfach ist es dann doch nicht. Denn der Weg dorthin ist an Bedingungen geknüpft. Zum einen muss die Organisation berechtigt sein, Zuwendungsbestätigungen ausstellen zu dürfen. Sie muss also von gettup als gemeinnützige Organisation verifiziert sein (ein Prozess, der in der Regel gleich bei der Anmeldung erledigt wurde). Zum anderen müssen die Spenden des betreffenden Jahres (also in der Regel des Vorjahres) korrekt verbucht worden sein. Korrekt heißt an der Stelle, dass die Zahlungseingänge in der gettup Buchhaltung auf das richtige Konto (nach Standardkontenrahmen 49 sind das die Konten 3220 und 3221 für Spenden, sowie 2110 für Mitgliedsbeiträge) gebucht und mit dem betreffenden Kontakt, also dem Spender, verknüpft wurden. In vielen (den überwiegend meisten) Fällen ist das aber ohnehin der Standard-Buchungsprozess, und die Zuwendungsbestätigung ist eine angenehme Begleiterscheinung, die dabei von alleine aus der Tüte fällt.

Kontenplan in gettup mit Spendenkonten

Spende mit Kontakt verknüpfen

Aus all den Spendenbuchungen erstellt gettup sogenannte Sammelzuwendungsbestätigungen. Hinter diesem Wortungetüm verbirgt sich eine gesammelte Aufstellung aller in einem Jahr getätigten Spenden einer Person. Wenn eine Organisation also in einem Jahr Geldzuwendungen von 100 Spendern erhalten hat, erstellt gettup 100 Sammelzuwendungsbestätigungen. Diese werden in einem ZIP-Archiv verpackt und der Organisation ab Februar in gettup zum Download angeboten. Nach dem Download können die Spendennachweise ausgedruckt, unterschrieben und mit der Briefpost versendet werden. Apropos Unterschrift: Wer keine Lust hat, dutzende Spendenquittungen zu unterschreiben, kann seine Unterschrift bei gettup hochladen. Dann wird die Unterschrift (oder mehrere, wenn gewünscht) gleich direkt auf die Zuwendungsbestätigung aufgedruckt.

Stammdaten mit hinterlegten Unterschriften für Zuwendungsbestätigungen (ZB)

Auch Einzelbestätigungen sind (manuell) möglich

Während gettup Sammelbestätigungen automatisch erzeugt, muss das Erstellen von Einzelzuwendungsbestätigungen bei Bedarf vom Nutzer manuell ausgelöst werden. Für diesen Prozess ist nur ein Klick erforderlich, danach wird das Dokument im Original zum Download angeboten und kann später sogar jederzeit als Kopie (mit Wasserzeichen versehen) versendet werden.

Fazit: Es geht einfacher mit gettup

Das Ausstellen von Spendennachweisen muss keine Aufgabe sein, die viel Zeit in Anspruch nimmt. gettup erzeugt Zuwendungsbestätigungen automatisch beim Verbuchen einer Spende und stellt sie zum Download zur Verfügung.

Roland Weinzierl

Geschäftsführer