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Digitale Tools für Non-Profits: 3 kostenlose Google-Management Tools für Non-Profit Organisationen

Diese kostenlosen Management Tools stellt Google NPOs zur Verfügung.

Es gibt eine ganze Reihe kostenloser Management Tools für Non-Profits. Hier werden euch drei wichtige Programme von Google vorgestellt.

“Es liegt eine tiefe und beständige Schönheit in Einfachheit, in Klarheit. Sie wird aus so viel mehr als der Abwesenheit von Wirrwarr und Dekoration abgeleitet. Es geht darum, Ordnung in Komplexität zu bringen.“ – Jonathan Ive, ehemaliger Chefdesigner von Apple

Ordnung und effiziente Strukturen in die Verwaltung von Non-Profit Organisationen zu bringen, ist ein Anliegen, das vielen NPOs auf der Seele brennt.
Die große Frage – wie nur?

In der Blog Reihe "Digitale Tools für Non-Profits" stellen wir euch Programme von verschiedenen Anbietern vor, die euch als NPO kostenlos zur Verfügung stehen. In diesem Artikel geht es um 3 Management Tools von Google für Non-Profits, die euch bei Verwaltungsaufgaben helfen.

Voraussetzung für einen kostenlosen Zugang

Die unterschiedlichsten Technologieanbieter, wie zum Beispiel Google oder Microsoft, bieten kostenlose Tools an, wenn eure Organisation bei Stifter-helfen.de registriert ist. Stifter-helfen vermittelt Produktspenden und Sonderkonditionen rund um IT und bietet Services und Know-how für NPOs an. Wenn ihr Zugriff auf die nachfolgend dargestellten Google Tools haben möchtet, ist außerdem eine Registrierung bei Google für Non-Profits erforderlich.

Als ersten Schritt registriert ihr eure NPO also bei Stifter-helfen, um eine Zugangsberechtigung zu erhalten und meldet euch dann bei Google für Non-Profits an.

1 Google G-Suite für Non-Profits

Google hat eine Vielfalt kostenloser Tools für NPOs aufgestellt. Eines der größten Programme, das Google euch zur Verfügung stellt, ist die Google G-Suite. Dabei handelt es sich um eine Sammlung cloudbasierter Apps, die ihr verwenden könnt, um einfache Büroaufgaben eurer Organisation zu erledigen. Enthalten in der G-Suite sind die Standard Programme wie Gmail, Google Kalender oder Google-Documents, mit denen ihr vor allem das gemeinsame Arbeiten und die Kommunikation in eurer Organisation koordinieren könnt.

1.1 Google Sheets

In der G-Suite habt ihr auch Zugriff auf Google Sheets – ein Produkt, das dem etwas populäreren Excel von Microsoft entspricht. In diesem Programm könnt ihr verschiedene Daten erfassen, wie zum Beispiel eure Mitgliederliste oder eine Tabelle mit Mitgliedsbeiträgen. Mit ein paar Skills und Know-how, könnt ihr damit eine Auswertung erstellen, die euch Übersichten über eure Finanzlange bieten kann. Dazu müsst ihr jedoch in der Lage sein, die unterschiedlichen Daten mit Formeln zu verknüpfen – ein Unterfangen, das nicht ganz trivial ist und deshalb einen nicht unerheblichen Mehraufwand mit sich bringt! Wer jedoch gerne mit Tabellenkalkulation arbeitet und ein Faible für komplexe Aufgaben hat, ist mit Google Sheets gut aufgestellt, auch wenn das Programm nicht an Lösungen heranreicht, die auf die Verwaltung von Mitglieds- und Finanzdaten spezialisiert sind. Wenn ihr euch also den Mehraufwand ersparen wollt oder euch nicht so sehr für das Jonglieren mit Zahlen begeistern könnt, werft mal einen Blick auf die Funktionen von gettup.

1.2 Google Sides

Neben dem Tabellenkalkulationsprogramm, gibt es in der G-Suite mit Google Sides außerdem ein Programm zum Erstellen von Websites. Es funktioniert nach dem Baukastenprinzip, bei dem man verschiedene Elemente zu einer Website zusammenfügen kann, ohne dafür über Programmierfähigkeiten verfügen zu müssen. Google Sides ist ein Tool, mit dem auf leichte Weise, der eigene Internet Auftritt initiiert werden kann. Aber aufgepasst: Eine Website zu bauen, ist nur die halbe Miete! Denn ein Website-Betreiber (in eurem Fall also die Organisation) muss zum Beispiel auch wissen, welche rechtlich erforderlichen Angaben auf die Internetpräsenz gehören und diese auch rechtskonform integrieren. Dazu gehören neben einem Impressum und Angaben zum Datenschutz gegebenenfalls auch eine Funktion, mit der der Nutzer den Umgang mit Cookies einstellen kann. Hält sich ein Website-Betreiber nicht an die durch u. a. die DSGVO vorgeschriebenen Voraussetzungen, kann das schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen (hier könnt ihr mehr zum rechtskonformen Betrieb einer Website nachlesen). Und ist die Website fertig, beginnt die eigentliche Arbeit erst. Denn jede Website lebt von der Aktualität und Attraktivität ihrer Inhalte. Nur gut gepflegte Internetseiten transportieren jene Seriosität, die erforderlich ist, um zum Beispiel neue Mitglieder oder Spender*innen zu gewinnen. Da sich wohl jede gemeinnützige Organisation lieber auf ihre Kernarbeit konzentriert, sollte die Website möglichst wenig Arbeitsaufwand erfordern – vor allem in den Bereichen, die durch die Gesetzgebung definiert werden. Diese Arbeit nimmt einem Google leider nicht ab und so müssen Websitebetreiber selber darauf achten, immer aktuelle und korrekte Angaben zu kommunizieren. Zumindest um die technischen Aspekte müssen sich Nutzer von Google Sides keine Gedanken machen, da die Website auf Servern von Google gehostet wird und dadurch der Betrieb eines eigenen Webservers entfällt.
Eine gute Alternative zur eigenen Website kann ein Profil auf einem Spendenportal sein, denn alle Inhalte und die technische Infrastruktur liegen im Verantwortungsbereich des Portalbetreibers. Auch gettup bietet diese Möglichkeit, denn jede Organisation hat ihre eigene Profilseite mit allen erforderlichen rechtlichen Angaben und jedes Projekt, das eine Organisation anlegt, hat seine eigene Internetseite.

1.3 Die G-Suite eine Lösung für meine Organisation?

Die G-Suite bietet euch also einen Pool unterschiedlicher Programme, die nützlich für die Organisation und Verwaltung eurer Organisation sind. Google hat es hinbekommen, nutzerfreundliche Tools zu entwickeln, die in ihren basic Funktionen auch IT-Laien bedienen können. Ein Nachtteil, den diese Lösung mit sich bringt, ist, dass es sich dabei nicht um ein Rundum-Sorglos-Paket handelt. Wie wir in einem früheren Artikel bereits geschrieben haben, kann man von Digitalisierung eigentlich erst sprechen, wenn die digitale Arbeit nicht einen Mehraufwand, sondern zu einer Arbeitserleichterung und Automatisierung der Prozesse führt. Um die Google Programme jedoch miteinander zu verknüpfen, kommen IT-Laien schnell an ihre Grenzen. Außerdem wollen wir darauf hinweisen, dass mit einer Entscheidung für Google auch immer der Verlust über die eigene Datenhoheit einhergeht. Denn die Daten, die Google durch die Nutzung seiner Tools sammelt, werden nicht ausschließlich dafür erhoben, den gemeinnützigen Organisationen eine Plattform zu bieten, sondern auch, um die eigenen Produkte zu vermarkten. Das kann nicht im Sinne eines verantwortungsvollen Umgangs mit anvertrauten, persönlichen Daten sein - auch wenn der ein oder andere dieses Argument für überzogen halten mag. Bei der Datensicherheit handelt es sich wohl immer auch um eine Geschmackssache und für diejenigen, bei denen dies einen eher bitteren Beigeschmack hinterlässt, könnte gettup eine Alternative darstellen. Unsere Plattform wurde ausschließlich dafür gegründet, um Non-Profits zu unterstützen und in die Digitalisierung zu verhelfen. Eure Daten werden nach strengen Richtlinien der DSGVO behandelt, auf Servern im Deutschland gespeichert und keiner Drittverwendung - weder intern, noch extern zugeführt.

2 Google Ad Grants

Das nächste Feature, dass im Google für Non-Profits enthalten ist, ist das Ad Grants Programm. Hier lohnt es sich wirklich genau hinzuschauen und zu überlegen, ob das für eure NPO in Frage kommt. Es handelt sich bei Ad Grants um ein Programm, bei dem Non-Profits kostenlos Textanzeigen im Wert von 10.000$ in den Google-Suchergebnissen schalten können. Auf diese Weise können wirkungsvolle Kampagnen erstellt werden, durch die neue Helferrekrutiert oder Förderer mobilisiert werden können. Es gibt verschiedene Teilnahmeberechtigungen, die erfüllt sein müssen, um am Programm teilnehmen zu können, wie zum Beispiel, dass eine NPO eine eigene „qualitativ hochwertige“ Website benötigt.

Natürlich muss auch hier ein bestimmtes Know-how vorhanden sein, weil sich so eine Werbekampagne nicht von alleine erstellt, genauso wenig wie eine hochwertige Website. Die Erfolgsgeschichten sind jedoch sehr bezeichnend für die Effizienz des Programms. So hat beispielsweise Die Organisation Kiwis for Kiwis mithilfe des Keyword-Planers von Ad Grants die Websitezugriffe um 105% steigern können.

Screenshot Google for Non-Profts

3 Google Maps & Google Earth

Google Maps oder Google Earth? Das ist doch ein alter Hut! Wie soll das meiner NPO helfen? Die beiden Tools sollten in ihrer Funktionsweise jedoch nicht unterschätzt werden! In der My Maps Toolbox kann man zum Beispiel Karten erstellen, auf denen wichtige Daten visualisiert werden, wie zum Beispiel die Zunahme von Grünflächen in ausgetrockneten oder gerodeten Gebieten. So können auch Kartenerstellt werden, auf denen die Spender genau sehen können, was ihre Spende genau vor Ort bewirkt hat! Durch Google Street View 360° Bilder können Förderer auch selber „vor Ort“ sein und Einblicke in die Projekte erhalten.

Screenshot Google for Non-Profits

4 YouTube for Non-Profits

Auch wenn in der Überschrift zu diesem Artikel nur etwas von drei Tools, die wir euch vorstellen wollten, steht, geben wir euch eine kleine Vorschau auf ein viertes, nämlich YouTube for Non-Profits. Bisher ist es in Deutschland noch nicht einsetzbar, wird aber hoffentlich in den nächsten Jahren kommen. Bei dieser Kooperation, können Non-Profits Spendenevents auf YouTube veranstalten. Dabei dient die Funktion "YouTube Giving" als Spendenkatalysator, den derzeit viele Viewer in den USA zum Geldspenden verwenden.

5 Ausblick - und nun?

Es gibt eine ganze Vielfalt an verschiedenen Programmen online, von denen die allermeisten sehr einfach und online nutzbar sind. Entscheidend ist, dass ihr euch für eine Lösung entscheidet, die am besten zu eurer NPO passt. Um nochmal zurück auf Jonathan Ive zu sprechen zu kommen - Schönheit findet sich oftmals im Einfachen und Klaren. Also solltet ihr euch am besten nochmal fragen, auf welche Weise ihr am besten Ordnung in das organisatorische Wirrwarr eurer NPO bringen könnt.

Google for Non-Profits stellt eine der kostenlosen Möglichkeiten dar, die eigene gemeinnützige Organisation, sei es ein Verein oder eine Stiftung, zu verwalten. Wenn es darum geht, einen gemeinsamen Kalender zu führen, einen zentralen Ort zum Speichern von Dokumenten zu haben oder einen Email Account zu erstellen, so stellt dies eine tolle Möglichkeit dar. Für alle Interessierten, die bereit sind, technisch etwas mehr Arbeitsaufwand zu investieren, bietet die Google G-Suite noch weitere Tools wie Google Sides oder Sheets, die für das Verwalten eurer Organisation wichtig werden können. Neben der G-Suite stellt aber besonders das Ad Grants Programm auch eine tolle Möglichkeit dar, im Netz eine größere Reichweite zu erlangen. Und auch Google Maps und Earth bergen Potentiale, die bisher vielleicht außer Acht gelassen wurden!

Im nächsten Post, werden wir euch weitere kostenlose Management und Marketing Tools vorstellen, die euch helfen sollen, mehr Struktur, Klarheit und Einfachheit in die Verwaltung eurer gemeinnützigen Organisation zu bekommen.

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